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Por que sugerimos hacer un Data Room?

Un Data Room puede agilizar todo tu proceso de levantamiento de capital. Descubre en este artículo por qué nosotros lo recomendamos y qué sugerimos incluir.

Administrator

Published

16.11.22

En el proceso de fundraising, vas construyendo una relación con múltiples inversionistas, en donde tus primeros puntos de contacto usualmente incluyen información mínima como one liner o un pitch general.

Conforme aumenta el interés de los inversionistas en tu sector, etapa, tamaño, mercado, entre otros, necesitarán más información a través de documentos como One Pagers o Data Rooms para sus comités o procesos de Due Dilligence.

Por ejemplo, en 2017, cuando levanté una ronda como founder de mi startup, compartía un link de google drive con carpetas que tenían archivos sobre la compañía. De esta manera navegaban por separado los documentos financieros, legales, mercado, producto, equipo, etc, para tener toda la información según como la necesitaran.

A través de los últimos años, como fondo de inversión hemos visto el auge de los Data Rooms gracias a herramientas no-code como Notion, que facilitan la visibilidad a la información de una compañía de una manera muy simple.

Nosotros somos fans de Notion y actualmente lo sugerimos a los founders de nuestro portafolio, porque les permite hacer un homepage, similar a un website, donde los interesados pueden acceder a las diferentes secciones de información de la compañía para encontrar más detalles. Templates de Data Rooms en Notion: https://www.notion.so/templates/data-room

Aquí te comparto qué hace diferente a un Data Room de otros documentos, las secciones que usualmente se incluyen, y ejemplos que te facilitarán el proceso.

Deck vs. Data Room
De inicio, muchos founders se preguntan por qué hacer un Data Room si ya tienen un deck, usualmente un documento corto de 10 máximo 20 slides. La respuesta corta es: porque tu compañía tiene mucha más información que mostrar que sólo estas slides.

En realidad, no hay una fórmula perfecta de documentos o herramientas que te aseguren cerrar a todos los inversionistas. Sin embargo, recuerda que esto es un tema de psicología y de cómo los humanos consumimos información.

Para un inversionista, un deck es conceptualmente pesado cuando es una presentación de decenas de slides. En un PDF tienes que scrollear y gastar más energía tratando de encontrar lo que estás buscando.

Hoy, consumimos información de maneras más eficientes y sencillas. Por ejemplo, en Notion a través de múltiples secciones, puedes incluir gráficas, videos, entrevistas, notas de prensa, etc, con el objetivo de presentar la información de manera atractiva, digerible y fácil de consumir.

Te invito a pensar que el Data Room destila la información y facilita a la persona el navegar toda la data de su interés, esa es la gran diferencia y el porque nosotros preferimos y abogamos mucho por tener un data room, porque puedes ir dando click, regresando al home, y entrando a las diferentes secciones para consumir grandes cantidades de información, que sería muy pesado en una presentación.

¿Qué es un Data Room? ¿y cuál es su finalidad?
Un data room es un espacio digital donde existe información relevante de una compañía en cara a un proceso de Due Diligence tanto para conseguir inversión como para algún evento de adquisición.

Es una herramienta que sugerimos a tod@s los founders tener antes de iniciar un proceso de levantamiento de capital, aunque la pueden ir construyendo conforme avancen en sus rondas.

Por ejemplo, nosotros en 500, como muchos otros fondos, utilizamos la información del Data Room para crear un Deal Memo interno. Este documento es el que presentamos en nuestros comités, para que las personas que toman la decisión de inversión puedan entender la situación de la compañía y formar una opinión.

Básicamente el fin de un Data Room es agilizar el proceso de toma de decisión para un fondo al presentarle toda la información necesaria para que éste emita una opinión.

¿Qué debe contener el Data Room para ser efectivo?
Usualmente se toman las principales secciones que tienes en el deck y ahondas cada una en más detalle en el Data Room.

Sin embargo, las secciones a incluir dependen de:

1. La etapa en la que se encuentre la compañía en temas de levantamiento de capital y la información que requiera cada fondo en su proceso de due diligence. Entre más avanzada sea la etapa de la ronda más información detallada se requerirá.

2. El enfoque principal de la compañía. Por ejemplo, algunas startups se enfocan mucho en producto y tech stack, otras se enfocan en people, legal y negocio, esas prioridades se ven reflejadas en el Data Room.
En etapas como en las que invertimos nosotros, Seed y Pre-Seed, los contenidos más importantes a incluir son:

People
Los inversionistas con interés, quieren conocer a las personas detrás de tu compañía. Es importante detallar el porqué las personas que son parte del equipo son las correctas para liderar la compañía y alcanzar la visión que tienen. Más que un listado de empleados, aquí debes mostrar la trayectoria y experiencia del equipo. Aquí puedes incluir:

Founders: Quiénes son y el background de cada un@, hitos relevantes.
Equipo: Contrataciones y personas claves adicionales a los founders.
Organigrama: Cómo están divididos internamente, qué áreas hay y cómo se relacionan.
Cultura: Cómo se vive la vida de su compañía, rituales y valores.

Negocio
Probablemente esta es la sección más robusta y de la cual dispersas más detalles. Recuerda que los detalles que puedes incluir en la sección de “negocio” dependen del enfoque de tu compañía según industria, geografía, producto, entre otros. Aquí puedes incluir:

Historia: Cómo llegaron a donde se encuentran, por qué nace su compañía.
Línea del tiempo: Hitos relevantes en una línea de tiempo para entender las etapas estratégicas.
Usuario: A quién le venden y cómo son: B2C, B2B, B2G, B2D.
Mercado: trata de ser muy específico respecto al mercado real que ataca tu solución. Incluye el TAM, SAM y SOM. También puedes incluir información sobre tus competidores.
Go-to-market: muestra de qué formas atraen nuevos usuarios / clientes al producto. Comparte los canales más exitosos, costos de adquisición, experimentos o planes a futuro y estrategias para generar tracción.
Tracción: coloca todo lo relacionado a tracción que puede traducirse en ventas, usuarios, alianzas, retención o otros indicadores que puedan ser relevantes que hable sobre la validación de la compañía en el mercado.
Producto: muestra el producto a detalle y cómo resuelve el problema a los usuarios. Aquí puedes mostrar el roadmap del producto. Lo que han construido y cómo funciona. Su secret sauce.
Tech stack: aquí puedes colocar diagramas, stack tecnológico y equipo que lo hace posible.

Finanzas
Toda la parte numérica y financiera, reflejan qué tanto los emprendedores conocen su modelo de negocio y sus hipótesis. Lo que usualmente se incluye en esta sección es

Modelo de Negocio: cómo hacen dinero.
Unit Economics: cuáles son las unidades económicas del negocio.
Reportes: datos relevantes que envías mes a mes a inversionistas y potenciales.
Tracción: hitos relevantes logrados que comprueba que hay personas que quieren lo que ofrecen.
Costos de adquisición: costo de adquirir a sus usuarios.
P&L: la declaración de ganancias y pérdidas desglosa tus ingresos y gastos para revelar tus ganancias durante un período de tiempo específico.
También te recomendamos compartir el estatus de la ronda, en esta sección deben colocar los términos de la ronda: monto a levantar y capital levantado.

Legal
Los inversionistas interesados tendrán como requisito previo a desembolsar la inversión, la validación de que los documentos legales estén en su lugar. En esta sección usualmente se incluye cap tables, incorporación, contratos, propiedad intelectual, derechos, entre otros.

¡Te recomendamos ampliamente contratar un buen abogado ya que es muy importante sentar buenas bases legales de la compañía!

Confidencialidad de la información
Una duda que usualmente los founders traen a la mesa es: “Oye, pero estoy dando toda mi información, ¿cómo le haces para que no te copien o que no la saquen?” La respuesta tiene dos partes.

Primero, puedes proteger el Data Room con un password o puedes omitir ciertos documentos que mandas por correo cuando ya estás en Due Dilligence.

Segundo, tiene que ver más con el lado del inversionista. Como ecosistema, operamos bajo confianza. Si los founders incluyen trabas en el proceso como contratos de non-disclosure, los fondos de inversión no podríamos analizar la cantidad de compañías con la agilidad que lo hacemos actualmente. Estamos en una industria de reputación y mantenemos buenas prácticas porque estamos aquí para el largo plazo.

En resumen
Como founder en un proceso de levantamiento de capital, probablemente vas a contactar a más de 100 prospectos de inversionistas.

Uno de los principales errores es creer que no necesitas un Data Room, y en el camino mientras los inversionistas te piden más detalles, darte cuenta que el proceso es mucho más tardado de lo que planificaste porque respondes a cada solicitud de manera individual.

Claro que existen compañías que han levantado capital sin un Data Room, pero nuestra sugerencia es que te apalanques de este tipo de herramientas al estructurar la ejecución de tu ronda para facilitarte el trabajo a ti y a tus posibles inversionistas.

En el camino seguramente surgirán dudas como qué tanto detalle o profundidad agregar, a veces puede ser muy subjetivo definir un límite. Como founder, toma la decisión de cuanta información crees que es necesario agregar según qué tan cómod@ te sientes.

Empieza con lo básico. Recuerda que mientras vas hablando con inversionistas, puedes ir agregando secciones o detalles según tú veas que lo necesitan.

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